Внедрение 1С:Документооборот
При приобретении программы «1С:Документооборот 8. КОРП» мы дарим Вам
20 часов работ по настройке программы под нужды Вашей компании и обучению пользователей работе в программе.
Наступает момент, когда вы решаете автоматизировать работу с документами на вашем предприятии.
Это происходит по следующим причинам:
- необходимость сократить сроки согласования и принятия решений;
- исключить потерю документов;
- иметь возможность проверять исполнительскую дисциплину;
- необходим контроль выполнения поручений, выданных сотрудникам.
Для этого нужен хороший инструмент и проверенная методика его использования. Этим инструментом и является программа «1С:Документооборот».
Ниже приведены основные функции, реализованные в данном решении:
Работа с файлами
Хранение файлов в структуре папок с различными правами доступа |
Все файлы хранятся в структуре папок с возможностью разграничения прав доступа. |
Работа с файлами любых типов |
Программа поддерживает работу с файлами любых типов и форматов. |
Блокировка файлов при редактировании |
В один момент времени файл может редактировать только один человек. Перед началом редактирования файл блокируется в системе. После чего остальные сотрудники могут открыть его только для чтения, но не редактировать. |
Хранение и контроль версий |
Версии файлов автоматически сохраняются при внесении изменений. Для файлов популярных форматов предусмотрено сравнение версий. |
Автоматическая загрузка файлов |
Предусмотрена автоматическая загрузка файлов из сетевого каталога в папки "1С:Документооборота". |
Распознавание изображений |
Программа автоматически обрабатывает изображения и распознает тексты для последующего полнотекстового поиска. |
Категоризация файлов |
Предусмотрено распределение файлов по иерархическим категориям, в том числе и автоматическое. |
Шифрование и подпись |
Файлы можно подписать электронной подписью и зашифровать для указанных пользователей. |
Шаблоны файлов |
Файлы можно создавать из заранее подготовленных шаблонов. |
Работа с документами
Прикрепление к документу нескольких файлов |
К карточке документа можно присоединить несколько файлов различного формата. Например, рабочий вариант договора и отсканированную скан-копию оригинала с печатями и подписями сторон. |
Автозаполнение шаблонов файлов |
Программа автоматически заполняет файл реквизитами документа, к которому он прикрепляется. Автозаполнение поддерживается для файлов с расширениями: .doc, .docx, .dot, .dotx, .txt, .htm, .odt. |
Возможности для унификации создаваемых на предприятии документов |
- Запрет на создание документов не по шаблону. - Запрет на изменение реквизитов, заполненных из шаблон. - Запрет на редактирование файлов, добавленных из шаблона документа. - Запрет на удаление файлов, добавленных из шаблона документа. |
Автоматическое продление договоров |
Программа может автоматически продлевать нужные договоры и оповещать об этом ответственного сотрудника. |
Автоматическое отслеживание документов с истекающим сроком действия |
"1С:Документооборот" автоматически отслеживает документы с истекающим сроком действия и оповещает об этом ответственных лиц по электронной почте. |
Многовалютный учет сумм финансовых документов |
Суммы договоров и других финансовых документов можно указывать в любой валюте. |
Учет этапов обработки документов |
Для каждого документа можно указать, какие этапы обработки он должен пройти, на каком этапе находится, какие остались. Можно учитывать сроки этапов и выводить документы с просроченными этапами в отчеты. |
Статистика работ над документами |
Отчет показывает длительность работ по видам документов в разрезе типов процессов. С помощью отчета можно узнать: - что или кто является причиной медленной работы с документами; - по каким видам документов есть проблемы; - сколько времени занимает работа над каждым видом документов; - какие процессы запущены по документам и сколько времени они занимают. |
Процессы и задачи
Ролевая маршрутизация |
В качестве участников процессов можно указывать не только сотрудников, но и роли, например, "Секретарь", "Юрист", "Бухгалтер" и т.д. |
Делегирование задач |
У вас есть возможность делегировать выполнение задачи другому сотруднику. |
Перенаправление задач другим сотрудникам |
Задачу можно перенаправить другому сотруднику с учетом прав доступа. |
Учет принятия задач к исполнению |
Задачи делятся на принятые к исполнению и не принятые. |
Учет и контроль переноса сроков |
Сроки переноса задач учитываются в программе и выводятся в отчеты. |
Учет вопросов выполнения задач |
Ведется учет всех обсуждений, связанных с решением вопросов выполнения поставленных задач. |
Учет, контроль и анализ сроков и других показателей результативности по процессам |
В "1С:Документообороте" есть различные показатели результативности и отчеты для их анализа: число циклов решения вопроса, сроки исполнения, количество переносов сроков, успешность исполнения, результаты согласования, общее количество процессов по видам, по подразделениям и т.д. |
Настройка составных процессов без программирования |
Процессы можно собирать в цепочки, настраивать порядок и условия их запуска. |
Вложенные процессы, иерархия процессов |
Процессы можно собирать в цепочки, запускать новые процессы на основании уже существующих, выстраивая при этом необходимую иерархию работ. |
Шаблоны процессов |
Вы можете создать готовые шаблоны процессов, используемых на вашем предприятии. |
Рекомендованные шаблоны |
При работе с документами программа автоматически предлагает запускать такие процессы, которые рекомендованы для документов данного вида. |
Автозапуск процессов по событиям |
Процессы могут запускаться автоматически при наступлении тех или иных событий, например, при регистрации документа или при истечении срока действия важного договора. |
Шаблоны резолюций для руководителей |
Руководитель может выполнить задачу рассмотрения в один клик, выбрав заранее подготовленный шаблон резолюции. |
Отложенный запуск процессов |
Предусмотрен отложенный запуск процессов через любой удобный вам интервал. |
Исполнение задач по почте |
Задачи можно исполнять по почте, не открывая программу, а просто отвечая на соответствующее письмо. |
Уведомления о задачах и сроках |
Программа оповещает сотрудников по электронной почте о новых задачах и об истечении сроков, выделенных на их исполнение. |
Интеграция процессов с другими конфигурациями |
Процессы "1С:Документооборота" могут исполняться в других конфигурациях на платформе "1С:Предприятие 8". |
Условная маршрутизация |
Условия продвижения процесса по маршруту настраиваются по реквизитам предмета процесса, например, по сумме договора. |
Анализ процессов и исполнительской дисциплины |
Предусмотрено 30 вариантов готовых отчетов для анализа исполнительской дисциплины, контроля и анализа процессов. |
Печать листа согласования |
В лист согласования попадают не только финальные визы согласующих, но и история согласования со всеми внесенными ранее комментариями. |
План-фактный анализ согласования |
Отчет позволит получить усредненные показатели по завершенным процессам согласования и быстро выявить возможные проблемы. |
Форум
Структурирование по разделам с разграничением прав доступа |
Разделы форума представлены в виде иерархии с возможностью ограничения доступа к любому из разделов. |
Привязка обсуждений к ключевым объектам |
Обсуждения можно связать с документом, мероприятием, проектом и другими ключевыми данными программы. |
Создание ключевых объектов на основании сообщений форума |
На основании веток обсуждений и сообщений форума можно создавать документы, процессы, мероприятия и письма. |
Прикрепление файлов |
К сообщениям форума можно прикрепить файлы различных форматов. |
Голосование |
При голосовании сотрудник выбирает один из заранее настроенных вариантов. Итоги подсчитываются автоматически. |
Уведомления по почте |
Уведомления о новых сообщениях и новых ответах на форуме рассылаются автоматически. |
Контроль
Учет передачи документов сотрудникам и контрагентам |
Ведется учет передачи оригиналов и копий документов сотрудникам и представителям контрагентов. |
Контроль возврата документов |
Ведется список невозвращенных документов. При списании документов в дела или при уничтожении дел выполняется проверка возврата документов. |
Контроль за сроками и ходом выполнения работ |
На контроль можно поставить документы, файлы, мероприятия, проекты, корреспондентов, процессы, письма. Контроль всех объектов ведется в одном окне. |
Стоимость программы «1С:Документооборот 8»
Наименование |
Рекомендованная розничная цена |
1С:Документооборот 8 ПРОФ |
36 000 руб. |
1С:Документооборот 8 КОРП |
187 000 руб. |
1С:Документооборот государственного учреждения 8 |
117 600 руб. |